Code d’éthique

Notre code d’éthique

Préambule

Le Code d’éthique de CPCS (le « code ») a été approuvé par le conseil d’administration afin de souligner l’engagement de CPCS à mener ses affaires de manière légale, éthique, honnête et équitable.

Le code guide notre conduite personnelle et professionnelle quotidienne, car notre réputation est notre plus grand atout et nous partageons tous la responsabilité de nous conformer aux normes éthiques les plus élevées.

Les principes qui guident le code sont les suivants :

Nous soutenons et attendons un comportement éthique dans tous nos projets et toutes nos relations d’affaires.
Nous nous engageons à traiter équitablement tous les employés et à répondre aux besoins des clients.
Le travail d’équipe, le respect et la confiance mutuels, ainsi que la communication ouverte sont des éléments essentiels de notre culture d’entreprise.
Nous nous efforçons d’être une entreprise citoyenne responsable au sein des communautés dans lesquelles nous opérons et de respecter les lois, règles et réglementations applicables partout où nous exerçons nos activités.

Ce code s’applique à tous les employés, associés exclusifs (AE) et directeurs de l’entreprise. Nous attendons de nos sous-traitants, agents et autres représentants qu’ils respectent les mêmes normes éthiques.

Ce code a été créé pour fournir des conseils sur les principes selon lesquels nous sommes responsables envers nos clients, collègues et parties prenantes. Il ne traite pas de toutes les lois, règles ou politiques. Il n’élimine pas non plus la responsabilité de chaque employé de faire preuve d’intelligence, de bon sens et de jugement, et d’obtenir des conseils si nécessaire. Si vous avez des questions concernant ce code ou si vous avez des doutes sur la marche à suivre, vous devez consulter votre supérieur hiérarchique. Les questions particulières peuvent également être soulevées auprès de la personne responsable des affaires générales, le cas échéant.

Pour déterminer si une action particulière est appropriée, posez-vous les questions suivantes :

Mon action serait-elle conforme à l’esprit et à l’objectif du code?
Est-ce que je me sentirais à l’aise de faire cela, ou est-ce que cela violerait mes normes de conduite personnelles?
Cette action est-elle honnête?
Comment l’action peut-elle affecter les autres?
Cette action me gênerait-elle si elle était connue de mes clients, de mes collègues de travail, de mes collègues professionnels, de ma famille ou de mes amis?
Ai-je bien exploré tous les aspects de la question? Quels conseils ou informations supplémentaires pourraient être utiles?
Est-ce que cela semble être la bonne chose à faire?

Conduite légale et éthique des affaires

Toutes les relations commerciales doivent être fondées sur l’honnêteté, l’équité, la transparence et la représentation fidèle de l’entreprise. CPCS est en affaires pour faire des profits et souhaite maintenir une solide réputation, au pays et à l’étranger, pour avoir fourni : un excellent service à un bon prix; des solutions commerciales novatrices; le maintien de la confidentialité et de la sécurité des informations commerciales et exclusives; des pratiques comptables équitables; le respect des cultures et des coutumes des pays dans lesquels nous faisons des affaires; des rendements constants pour les actionnaires; et un traitement équitable des employés.

Chaque employé/AE est tenu de s’assurer que les dispositifs et services électroniques, y compris, mais sans s’y limiter, les équipements informatiques, le courrier électronique, les mots de passe, les produits ou services et les informations exclusives, sont utilisés de manière appropriée, à tout moment, afin de préserver la sécurité des informations et des secrets commerciaux de l’entreprise. Il est nécessaire de préserver et de protéger les actifs tangibles et intangibles de la société en vue d’une utilisation productive et de les protéger et sauvegarder contre la perte, le vol, le mauvais usage et le gaspillage.

Tous doivent se conformer à toutes les lois et réglementations applicables dans les pays où ils se trouvent ou voyagent, que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles. Si quelqu’un est incertain quant à l’interprétation ou à l’application d’une loi particulière, il doit demander conseil à la personne responsable des affaires générales avant d’agir. CPCS ne fera pas sciemment affaire ou ne sera pas impliqué avec des personnes qui sont engagées dans des activités terroristes, et fera preuve d’une diligence raisonnable pour prévenir de tels événements.

Respect des droits de la personne

Toutes les personnes représentant CPCS doivent mener leurs activités avec intégrité, équité et respect des droits de la personne. Les employés, clients et autres parties prenantes ont le droit d’être traités avec dignité et respect.

Les employés/AE sont essentiels au succès de CPCS et sont appréciés. À ce titre, ils seront traités avec dignité et seront assurés de bénéficier d’un lieu de travail sûr, de salaires et d’avantages compétitifs, de la communication d’informations, de la protection des informations personnelles et de l’absence de toute forme de discrimination ou de harcèlement. CPCS s’engage donc à créer et à maintenir un environnement exempt de harcèlement et de discrimination pour les motifs interdits suivants : race, origine nationale ou ethnique, couleur, religion, âge, sexe, orientation sexuelle, état civil, situation familiale et handicap.

Interdiction des pots-de-vin et de la corruption

Les lois pénales de pratiquement tous les pays interdisent la corruption.

En vertu de la Loi canadienne sur la corruption d’agents publics étrangers, qui est entrée en vigueur en février 1999, toute personne qui donne, offre ou accepte de donner ou d’offrir un pot-de-vin à un agent public étranger commet une infraction criminelle.

Par conséquent, CPCS, ses employés, ses AE et ses directeurs ne doivent pas, directement ou indirectement, donner, offrir ou accepter de donner ou d’offrir des pots-de-vin, des dessous-de-table ou des paiements similaires pour influencer un client, un fournisseur, un fonctionnaire ou toute autre personne, dans le cadre de leurs activités, ni recevoir de cadeaux d’un tiers dans le cadre de leur travail, à l’exception des cadeaux de valeur nominale (p. ex. des stylos).

En outre, CPCS, ses employés et ses AE ne soutiendront pas sciemment une transaction impliquant l’offre ou la remise d’un pot-de-vin. Tous feront preuve d’une diligence raisonnable pour ne pas soutenir à leur insu une telle transaction. Lorsque des parties associées à certaines transactions impliquant CPCS ont été condamnées pour corruption, CPCS, ses employés et ses AE feront preuve d’une diligence raisonnable pour vérifier ces situations et y remédier.

CPCS a adopté cette politique afin d’assurer le succès continu de notre organisation et de protéger les intérêts de tous nos employés, fournisseurs, clients, parties prenantes et de l’entreprise contre toute action illégale ou préjudiciable commise par des individus, sciemment ou non. Cette politique vise à garantir que nos employés et AE s’abstiennent et soient prêts à identifier les pots-de-vin, les activités frauduleuses et la corruption afin de signaler ces activités de manière appropriée. Ces procédures ont pour but de fournir une orientation générale en matière de prévention, d’enquête et de remédiation des pots-de-vin, de la fraude et de la corruption.

CPCS ne tolérera aucun acte répréhensible ou inconvenant en matière de corruption et de pots-de-vin, et prendra immédiatement les mesures disciplinaires appropriées pour corriger ces actes répréhensibles ou inconvenants.

Comportement non éthique :

CPCS, ses employés et ses AE ne seront pas partie prenante à l’intention ou à l’apparence de pratiques contraires à l’éthique ou compromettantes dans leurs relations d’affaires au moyen de pots-de-vin, de fraude ou de corruption.
La corruption d’un agent public ou d’un agent du secteur privé entraînera un licenciement immédiat.
L’utilisation inappropriée des secrets commerciaux de l’entreprise (comme indiqué dans le code) ne sera pas tolérée.
Les employés ne doivent pas utiliser les biens de l’entreprise ou les relations d’affaires pour un usage ou un gain personnel.

Les mécanismes utilisés pour la prévention et la détection de ces activités interdites comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

Politiques et procédures écrites;
Éducation et diffusion d’informations;
Fourniture d’une formation appropriée aux employés nouveaux et existants et aux AE;
Supervision et révision;
Séparation des tâches;
Surveillance du processus;
Audit aléatoire;
Rapprochement de comptes; et
Examen des audits et des dossiers financiers.

Plan de réponse à la corruption, à la fraude et/ou aux pots-de-vin

Si un employé ou un AE de CPCS rencontre ou soupçonne un cas de pot-de-vin, une activité frauduleuse ou un acte de corruption, il est tenu de signaler immédiatement cette information au président du Comité d’audit et de risque, Carman Joynt (cjoynt@joynts.ca). Un rapport peut également être fait de manière anonyme par le biais du formulaire sur notre site web (https://cpcs.ca/about/integrity), qui sera dirigé vers Carman. Le signalement fera l’objet d’une enquête approfondie et sera conservé de manière confidentielle. Carman Joynt est un directeur externe de la société et n’est donc pas un employé de CPCS.

Attentes des employés

Direction

Doit lire et respecter la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers et, le cas échéant, les lois énumérées ci-dessous pour les catégories d’employés concernées;
Doit, dans toutes les relations d’affaires, donner l’exemple en faisant preuve d’honnêteté et d’intégrité;
Doit avoir une politique de porte ouverte permettant de discuter librement des suggestions et des préoccupations des employés;
Doit faire preuve d’une diligence et d’un soin raisonnables pour ne pas soutenir à son insu l’offre ou la remise d’un pot-de-vin;
Chaque membre de la direction doit signaler tout conflit d’intérêts concernant son poste à CPCS; et
Doit signaler les violations suspectées ou réelles encouragées, dirigées ou faites par la direction, les employés, les AE ou les sous-traitants et entreprendre une diligence raisonnable renforcée si CPCS a des raisons de croire que des pots-de-vin peuvent être impliqués.

Employés

Tous les employés de CPCS doivent lire et respecter la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers;
En outre :
- Les employés de CTIL doivent lire et respecter la Loi sur la prévention de la corruption de la Barbade, 2012-31;
- Les employés de CTUS doivent lire et respecter la Loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger de 1977; et
- Les employés de FCP doivent lire et respecter la Loi britannique sur la corruption (UK Bribery Act, 2010);
Sont censés travailler ensemble pour promouvoir un lieu de travail fondé sur la confiance, la responsabilité et l’ouverture;
Doivent faire preuve d’une diligence et d’un soin raisonnables pour ne pas participer, à leur insu, à l’offre ou à la remise d’un pot-de-vin;
Doivent informer les autres employés des conséquences de la corruption et les encourager à développer et à mettre en œuvre des systèmes de contrôle de gestion appropriés pour lutter contre la corruption;
Doivent divulguer tout conflit d’intérêts; et
Doivent signaler les violations suspectées ou réelles encouragées, dirigées ou faites par la direction, les employés, les AE ou les sous-traitants et entreprendre une diligence raisonnable renforcée si CPCS a des raisons de croire que des pots-de-vin peuvent être impliqués.

Violations

En cas de violation du présent code, CPCS appliquera des mesures disciplinaires qui reflètent la gravité de l’infraction, pouvant aller jusqu’au licenciement.

En cas de violation causant un préjudice financier à CPCS, des recours juridiques peuvent être exercés par CPCS contre l’employé pour dédommager l’entreprise de ce préjudice.

Paiements sous la contrainte

Des paiements qui seraient autrement interdits par cette politique peuvent être effectués pour protéger la vie ou la sécurité physique de personnes confrontées à des demandes d’extorsion ou à des menaces implicites concernant leur vie ou leur sécurité physique. Ces paiements doivent être immédiatement signalés à un membre de la direction et au Comité d’audit et de risque.

Dossiers financiers et rapports périodiques

CPCS s’engage à fournir une information complète, juste, précise, opportune et compréhensible dans les rapports et les documents qui sont déposés dans les archives publiques. Toutes les transactions commerciales doivent être dûment autorisées et doivent être appuyées par une documentation précise, raisonnablement détaillée, enregistrée correctement pour permettre la préparation d’états financiers exacts conformément aux principes comptables généralement reconnus.

Les vérificateurs indépendants doivent avoir un accès complet à toutes les informations nécessaires à la bonne conduite de tout audit. La falsification de tout dossier est strictement interdite. Toute conservation ou élimination de documents doit se faire conformément aux politiques établies et aux exigences légales et réglementaires applicables.

Conflits d’intérêts

Éviter les conflits d’intérêts personnels

Les employés/AE doivent éviter les conflits d’intérêts. Aucun employé ne doit tirer profit des opportunités commerciales découvertes dans le cadre de sa fonction, ou de l’utilisation de biens ou d’informations de la société, à des fins de gain personnel ou pour concurrencer la société.

Il incombe à l’employé/à l’AE d’éviter les conflits d’intérêts ou la perception de conflits d’intérêts liés à des activités extérieures. Une divulgation rapide et complète est requise pour toutes les circonstances qui, selon l’employé/l’AE, pourraient constituer ou sembler constituer un conflit d’intérêts, ou si l’employé/l’AE n’est pas sûr et a besoin de conseils. Les employés/AE ne doivent pas s’engager dans une conduite impliquant un conflit d’intérêts possible ou apparent sans l’approbation préalable de CPCS.

Éviter les conflits d’intérêts commerciaux

Les employés/AE prendront les mesures appropriées pour éviter les situations qui pourraient donner lieu à des conflits d’intérêts réels ou apparents avec des entreprises clientes, des partenaires, des sous-traitants ou d’autres personnes avec lesquelles nous faisons des affaires. Pour simplifier, un conflit d’intérêts commercial survient lorsque l’entreprise crée un devoir envers plus d’une personne ou organisation (publique ou privée), mais ne peut pas rendre justice aux intérêts réels ou potentiellement défavorables des deux parties.

Dans la mesure où elles sont raisonnables, les mesures appropriées comprennent, sans s’y limiter :

Vérifier auprès de la personne responsable des affaires générales avant de s’engager dans de nouveaux mandats, en cas de doute sur le potentiel d’un nouveau conflit d’intérêts.
Examiner les projets en cours ou les offres en suspens avant de s’engager dans de nouveaux mandats afin de s’assurer qu’aucun nouveau conflit d’intérêts ne pourrait survenir, ou ne serait perçu comme tel.
Si nécessaire, examiner les affiliations des employés, AE, cadres ou directeurs de CPCS qui pourraient donner lieu à des conflits d’intérêts réels ou perçus avant d’entreprendre de nouveaux mandats, et lorsque l’on peut raisonnablement s’attendre à ce que les affiliations préoccupent un nouveau client.
Si nécessaire, refuser des projets ou d’autres engagements qui pourraient raisonnablement donner lieu à un conflit d’intérêts.
Ne pas réutiliser les informations sensibles obtenues pour un projet, sur un autre, sans accord préalable.

Obligation de divulguer

Si un conflit d’intérêts potentiel existe ou survient, et qu’il pouvait raisonnablement préoccuper une ou plusieurs parties avec lesquelles l’entreprise a un devoir existant ou futur, le représentant approprié de l’entreprise doit divulguer ce conflit potentiel par écrit à la (aux) partie(s) envers laquelle (lesquelles) nous avons un devoir existant ou futur, et demander par écrit sa (leur) non-objection à poursuivre ce qui pourrait être perçu comme un conflit d’intérêts potentiel. La réponse doit indiquer la marche à suivre (poursuivre/ne pas poursuivre) et doit être archivée pour référence ultérieure.

Dans tous les cas, cette politique doit être guidée par le bon jugement des employés/AE.

Droit à la vie privée et informations personnelles

Les employés/AE respecteront le droit à la vie privée et les renseignements personnels des autres employés/AE de CPCS et de toute personne qui entre en relation d’affaires avec CPCS ou qui souhaite le faire.

Maintien de la confidentialité de l’information

Dans le cadre de votre emploi, vous pouvez recevoir des informations confidentielles sur CPCS et ses clients. Les informations confidentielles comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

des informations sur les processus, la recherche et le développement;
des secrets commerciaux;
des informations sur les activités de CPCS, y compris les produits et services offerts;
des informations financières, telles que des informations sur les prix et les tarifs;
des documents, dossiers ou autres informations concernant les stratégies de vente ou de marketing de CPCS;
des listes, des dossiers et des informations sur les clients et les sous-traitants, y compris des listes de clients actuels et potentiels et des informations connexes;
des informations relatives aux employés, aux fournisseurs et aux sous-traitants de CPCS, y compris le statut d’emploi, le statut de fournisseur/sous-traitant, les dossiers du personnel, les informations sur le rendement, les informations sur la rémunération et l’historique des emplois;
des informations privilégiées, y compris les conseils reçus de conseillers professionnels tels que les conseillers juridiques et les conseillers financiers;
des informations contenues dans les manuels de CPCS, le matériel de formation, les plans, les dessins, les conceptions, les spécifications et autres documents et dossiers appartenant à CPCS, même si ces informations n’ont pas été étiquetées ou identifiées comme confidentielles; et
des informations fournies par un tiers à CPCS en vertu d’un accord de confidentialité et/ou de non-divulgation.

Les informations ne seront pas considérées comme confidentielles si :

elles étaient légitimement en votre possession avant votre emploi à CPCS;
elles étaient accessibles au public par des moyens légitimes; ou
vous les avez reçues de manière non confidentielle d’un tiers qui n’était pas tenu par CPCS de préserver la confidentialité de ces informations.

Vous comprenez que la divulgation d’informations confidentielles serait hautement préjudiciable aux intérêts supérieurs de CPCS et vous acceptez :

de prendre des précautions pour protéger et conserver les informations confidentielles de CPCS;
de ne communiquer des informations confidentielles qu’aux personnes autorisées à les recevoir, et uniquement en cas de nécessité;
ne pas divulguer, publier ou diffuser à toute personne non autorisée, à tout moment, que ce soit pendant votre emploi ou après sa fin, des informations confidentielles;
de ne retirer aucune information confidentielle des locaux de CPCS sans notre autorisation écrite expresse;
ne pas faire un usage abusif, directement ou indirectement, d’informations confidentielles; et
de prendre des mesures préventives contre la divulgation involontaire d’informations confidentielles (p. ex. en ne discutant pas d’informations confidentielles en public ou sur un téléphone portable et en ne travaillant pas avec des informations confidentielles sur un ordinateur portable en public, ou en transmettant ces informations par des moyens non sécurisés).

Lorsque votre emploi prend fin, vous devez immédiatement rendre tout le matériel ou tous les biens appartenant à CPCS. Vous acceptez de ne pas conserver, reproduire ou utiliser les informations confidentielles ou exclusives ou les biens appartenant à CPCS.

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